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|前言 在自动化技术革新与国家税改政策的双重推动下，面向中小企业的财税服务转型势在必行。然而，要使中小企业老板认可财税专业服务的服务价值，并最终产生付费需求，这一转变是需要通过逐步引导和教育来实现的。 下文是安仕丹标准平台为云时代会计服务合作伙伴提供的样例文章。通过深入浅出的内容，让读者认识到各种管理漏洞给企业带来巨大财务风险，以及管理会计的应用如何让企业更好的提升经营绩效，更精准地把握各种商业机会，实现利润最大化。  我们后续将从财务合规，税务筹划，内部控制，业务可视化四个维度，结合大量的实践案例，打造数百篇财务科普推文。事务所合作伙伴可以将这些推文推送给有潜在需求的企业客户，帮助他们轻松通过联系实际业务来理解基本财务概念，学会初步诊断企业经营问题。最终建立起对精细化财务管理的必要认知，并为财务咨询服务买单。 销售活动是企业获得经济利益的一项重要经营活动。为了保障买卖双方的合法权益，在销售过程中双方应签订销售合同。在销售合同中，通常会涉及三个重要的时间节点（以货物销售合同为例）：发货时间、收款时间以及增值税发票的开票时间。 作为企业老板，很多时候把关注的重心放在了合同条款中的收款时间和货物的发货时间，却忽视了增值税发票的开票时间。他们认为，只要货物发出了、货款收回了就万事大吉了。然而，对开票时间的忽视往往会让企业面临重大的税务风险和现金流风险。   发票的“开票时间”为何会如此重要？   税法有个“孰早原则”，就是开票和收款，哪个时间点早，就应该在哪个时间点交税。但是税法也给了企业“晚交税”的机会，而这些“晚交税”的机会，都是要配合发票的“开票时间“才能实现的。对于一些资金十分紧张的企业，“晚交税”可以为企业的现金流带来很大的帮助。 在直接销售、预收账款、赊销和分期付款等场景下，企业都可以通过控制“开票时间”来达到合规地“晚交税”的目的。由于税法的规定比较复杂，有兴趣的读者可以参考本文的“附件”，在附件中我们用很简单的模型给大家解释税法的规定，帮助大家理解“开票时间”的重要性。   早开发票带来的风险   老板们如果不注意合同条款中对发票“开票时间”的具体描述，就很有可能造成早开发票和早交税的场景。这种疏忽造成的后果可能是很严重的： Ø现金流短缺 早交税造成的企业现金流短缺，可能有几种情况，我们用一个例子来给大家解释。 ABC公司8月份根据合同发了一批货给客户，价款300万元（不含税额），合同约定10月31日前付款。ABC公司的财务外包给当地的一家会计师事务所，会计根据发货清单，于8月份给客户开了发票，并根据发票在8月份进行记账和报税。 1. 早交增值税：本该在10月份缴纳的增值税，提早到了8月份缴纳，缴纳的增值税额为48万； 2. 多交增值税：本该在10月份缴纳的增值税只有12.8万，由于没有进项税专用发票的抵扣（采购成本220万），不仅提早交税，而且在8月份不得不先交了48万的增值税；虽然这些进项税专用发票在后期还能抵扣，但资金是有时间价值的，除非你的公司钱多得没地方去，否则早交税或多交税都可能造成企业现金流的断裂而使企业陷入困境。 3. 早交季度企业所得税：由于提前开票和交税发生在8月份（第二季度），而外包会计由于不了解企业真实的业务实质而采取了“见票记账”，即8月份根据销项发票确认了收入，但没有计提相应的成本（因为还没收到采购进项发票）。这使得公司第二季度的利润高估了，并且提前多缴纳了企业所得税75万。 ABC公司8-9月份早交和多交的税收高达123万元，这使得公司9月底发生现金流短缺，除了拖欠供应商的各种款项外，公司连9月份员工的工资都发不出来了，各种怨声载道，给公司经营带来了很大的负面影响。   Ø税盘被锁 税盘被锁主要是由收入确认的时间和开票时间不一致引起的。当“本月开票数”（根据税法规定）超过“本月收入数”（根据会计准则规定）时，税盘就很可能被锁。在中国，税法的规定往往与会计准则的规定有差异，会计准则规定，收入的确认是以“商品控制权转移”的时间点（即发货时间）来认定的，而与开票时间是没有关系的。 举个例子，公司8月份共开票800万，而8月份的总收入数只有680万，原因就是有很多销售先开了发票但仍未确认收入（如预收款、未发货的销售），这样，公司的税盘就很可能被锁。 税盘被锁的后果很严重：可能导致公司无法正常开发票，严重时会影响公司的经营性收入的收款。同时，如果被税务专管员认定为“虚开增值税专用发票”，公司将面临信用等级降级的风险。即使公司在接受调查后被认定为不存在虚开增值税专用发票的行为，由于未按照规定开具发票，企业的信用评分依旧会受到影响。   接下来我们来看一看哪些不好的合同条款会引起上述风险。 暗藏风险的合同条款 示例一： 有风险的合同条款：我公司于2018.6收取货款并开具增值税专用发票给客户，于8月31日前交货。 分析：该合同条款反映的是预收款项的场景。根据税法，公司本可以在发货期间（即8月份）缴纳增值税的，由于公司提前开票了，导致公司不得不提早到6月份缴纳增值税，同样，可能提前缴纳第二季度的企业所得税。 建议使用的合同条款：我公司于2018.6收取货款，于8月31日前交货并开具增值税专用发票给客户。 分析：这样的合同条款，除了可以合法地把缴纳增值税的时间推迟到8月份，同时也将开票时间和收入确认时间（即交货时间）统一在同一期间（即8月份），防止了税盘被锁的风险。 示例二： 有风险的合同条款：我公司于2018.6发货并开具增值税专用发票，客户应在收到增值税专用发票的30天内付款。 分析：该合同条款反映的是赊销的场景。根据税法，公司本可以在合同约定的收款期间（即7月份）缴纳增值税的，由于公司提前开票了，导致公司不得不提早到6月份缴纳增值税，甚至提前缴纳第二季度的企业所得税。 建议使用的合同条款：我公司于2018.6发货，客户应在收到货物的30天内付款。我公司于在收到货款三个工作日内开具增值税专用发票。 分析：公司在收到实际货款后再开票，把缴纳增值税的时间推迟到了7月份，既符合税法的规定，又可以保证企业在交税时，企业账户上有足够的现金支付税金，防止企业发生现金流短缺的风险。   通过上述两个例子，我们看到在合同中，对“开票时间“的描述应该非常谨慎，以下是开票最佳时间点的建议： Ø 尽量不要在收款前先开票（防止早交税，包括增值税和企业所得税，并引起现金流短缺） Ø 尽量与进项税专用发票的取得期间匹配（防止提前多交税） Ø 尽量在确认收入的期间（一般是发货时间）开票，即开票月份与收入确认月份一致（防止税盘被锁） 当然，以上建议都只能是“尽量”，如果在销售合同的商议过程中，企业不得不做出一定的让步和妥协，老板也应该心中有数，平衡利弊，拿捏好发货、收款、开票的时间点的相关合同条款。如果老板还是把握不准这三个时间点会带来哪些财务和税务的潜在风险，那么一定要请自己的财务总监来审核合同的相关条款；对于财务外包的一些中小企业，我们也强烈建议在合同条款的拟定或审阅上请专业的财务顾问把把关。   合同签订时还需要注意哪些财务相关的条款？ 合同中应当明确增值税发票的种类和当事人涉税信息。 Ø 由于开票方分为增值税一般纳税人和小规模纳税人，合同中需要对开票方提供发票的种类进行明确约定。同时，老板应该清楚地知道，如果公司给客户开具了“增值税专用发票”，意味着为客户节省了6%-16%的税收成本（假设双方均为“一般纳税人”）。 Ø 合同中应注明完整的开票信息，包括客户的法定全名，税号，开户行名称与账号，注册地址和电话等，以避免财务开发票时出现错误。由于税务部门对发票的管控越来越严格了，信息不完整或错误的发票会给双方带来很大的工作量和不必要的麻烦。 合同中应当明确价款、增值税额及价外费用等。 Ø 合同中应明确价款是否包含增值税，以避免后续产生不必要的争议，影响企业税负及利润。 Ø 如果采购过程中涉及各类价外费用，还应在合同中明确价外费用金额是否包含增值税，以及对方开具发票的相关事项。 合同中应当明确区分不同税率的货物或服务内容。 Ø 营改增后，企业的所有应税业务都纳入增值税征收范围。此时，同一家公司可能提供多种税率的货物或服务，甚至同一个合同中包含多种税率项目的情况也会经常发生。 […]

【客户背景】： INSTRA贸易（上海）有限公司是母公司在美国的测量仪器产品贸易公司，主要业务为销售进口或国内采购的产品。公司内部只有一名行政兼出纳，财务外包给当地一家会计师事务所。 一、 公司目前的问题 2018年6月，公司在进行月份增值税纳税申报时，发现税盘被锁定，无法进行正常申报。经与税务人员沟通后，被告知由于该企业当月更换了会计人员，新接手的会计人员经验不足且交接不够完整，导致该企业增值税纳税申报时出现了“一窗式比对失败”，但财务进行了 “强制申报”的情况。税务人员在纳税系统中看到，该企业的税控设备“开票金额”（以下简称“实际开票数”）超出企业纳税申报表中申报的“开票收入”（以下简称“申报收入数”）金额达19万元，税务部门怀疑企业少申报增值税金额2.62万元，且可能存在虚开发票的问题！ （执法依据请参考附件：税总发〔2017〕124号，关于印发《增值税纳税申报比对管理操作规程（试行）》的通知） 由于“税盘被锁”而引发的一系列连锁反应更是非同小可： 第一.由于“税盘被锁”，导致无法正常开发票，严重影响了公司的经营性收入收款。由于税盘被锁时间在和大客户约定结算时间仅几天之后，和客户签订的合同规定收到发票后付款，“税盘被锁”直接导致约800万的销售额无法按时收款。 第二．此次事件如果被税务人员认定为“虚开增值税专用发票”，公司信用等级将直接被判定为D级。D级的公司将被列入重点监控对象，税务局将对其采取一系列措施。即使公司在接受调查后被认定为不存在虚开增值税专用发票的行为，由于未按照规定开具发票，企业的信用评分依旧会被影响。 （执法依据请参考附件：国家税务总局公告2014年第48号，关于发布《纳税信用评价指标和评价方式(试行)》的公告；国家税务总局公告2014年第40号，《纳税信用管理办法（试行）》的公告） 这件事情引起了公司高管的极大关注，公司并没有逃税漏税的意图，为什么会引起税务人员的怀疑和进一步查账的通知，到底是哪个环节出了问题？公司请来了专业的财务顾问对此事进行诊断。 为了找出“申报收入数”和“实际开票数”的差异，财务人员将“比对失败”月份共928笔开票记录逐一与销售人员进行核对，发现造成“比对失败”的原因是27笔销售交易重复开票，而8笔销售交易没有开票，造成税控设备的开票金额与企业实际申报的收入金额不符。   二、 现有的销售开票流程 财务顾问了解到，目前该公司月平均增值税发票开票量约为900张，销售人员手工在excel表格中跟踪每单销售的明细信息，包括：销售订单明细，发货，开票和收款情况。需开发票时，目前的流程如下：点击下方图片“查看大图” – 销售人员需要从手工维护的销售跟踪表格中找出要开票的几笔销售。 – 逐一复制粘贴到另外一张发送给财务人员的开票通知的excel表格中，并和客户开票信息一起发送给财务人员。 – 财务人员按照开票通知的表格开完票后，将发票号码邮件发送给销售人员。 – 销售人员再手工将发票号码更新在原始的销售跟踪表格中。 三、 问题出现的原因 财务顾问在了解了上述流程后分析得出，问题的根本原因在于：销售人员和财务人员之间的沟通十分低效，控制环节薄弱，所有的沟通需要依赖于2张excel表格的多次更改和反复的邮件往来，其中： – “销售跟踪表”和“开票通知表”：人工处理4次！ – 销售人员和财务人员的邮件沟通：2-4次！ – 由于开票量比较大，销售人员在发出“开票通知表”后，外包财务人员通常隔天才能完成开票，销售人员在收到财务更新的“开票通知单”后通常也需间隔1-2天才会将开票的数据更新到“销售跟踪表”中，从销售人员发起开票申请到更新完销售跟踪表通常需要：3-4天！ – 销售人员更新的跟踪表的发票状态没有人复核，准确性和完整性无法保证！ – 财务人员工作量的增加，准确率的降低。而且一旦有财务人员的变更导致交接不顺，信息理解错误概率就会增加，从而导致多申报或者少申报的现象出现。 于是，销售人员开始抱怨随着公司的销售业务量逐渐增大他们的工作十分繁忙，按照目前的模式每一笔需要手工维护的数据的工作量很大，经常数据不能及时更新，或者手工处理时有遗漏。有时客户要求开票，销售人员通知财务开票之后才发现，这笔销售业务之前已经开过票了，由于开票信息没有及时更新到跟踪表中，导致销售查询不到跟踪表上相应的已开票信息而造成重复开票。 四、 解决方案 财务顾问认为，解决问题的唯一方法是采用合适的SAAS供应链管理软件来管理销售数据和销售发票的全流程。财务顾问推荐了目前市场是最简单易用且功能强大且的 – Stoqo “美库”库存管理软件系统，从销售报价-销售订单-销售出库-销售开票都在系统中进行跟踪，流程得以大大的简化：点击下方图片“查看大图” 具体操作流程如下： – 销售人员可以在“美库”中查看已经签订合同的销售业务发票开具条款，确定当期需开发票的销售订单： – 销售人员一键生成“开票申请” – 财务人员登陆系统查看“开票申请”并开票，开票后将发票号码及时更新在系统中。这样，销售人员也可以实时查看所有销售订单的开票状态。 从上述流程可以看出，使用“美库”系统管理销售及开票流程后，公司遇到的发票管理难题得到了很好的解决: – 销售人员无需手工维护销售跟踪表和开票通知表，仅需“一键”生成开票申请。 – 财务人员和销售人员在“同一平台”操作，财务人员实时收到开票请求，完成开票后“实时更新”发票状态。 – 销售人员“实时查询”每笔销售的开票状态。 – 整个开票的流程从3-4天缩短到1天！由于砍掉了中间数据通过excel或邮件传递及手工更新的过程，开票数据仅由财务人员更新，保证了每单业务发票状态的完整性和准确性！再也不可能出现重复开票或漏开票的情况了！ – 由于开票量大，销售人员在开票完成之后，在以前的流程中，销售人员经常需事后找财务人员查询具体某几单的开票情况，在新的流程下，所有的流程在系统里面可以清晰的追溯，极大减少了无效沟通。   五、 实施效果 公司高管果断决定使用Stoqo“美库”！项目实施后几个月后，财务顾问再一次审阅了公司的新流程，总结反馈如下： 六、 结论 从2016年开始，我国的税务环境开始发生天翻地覆的变化： 短短十几个月，金税三期上线、全政府部门税务数据打通、发票数据比对时间大幅度缩短、营业税全面消失、增值税全面接管、增值税从三档税率变成两档税率、发票开具必须填写税号、税务局实施智能稽查系统等等。为了这些动作，国家花费了上百亿的资金。在这样的情况下，还是有大量的企业，完全没有重视，依然延续着以前的过时流程，继续使用老方法，觉得只要搞定税务局就没问题。这下，税务申报系统被锁了，你的麻烦大了。 附件 相关条例一： 根据税总发〔2017〕124号，关于印发《增值税纳税申报比对管理操作规程（试行）》的通知： （一） 销项申报比对规则为，当期开具发票（不包含不征税发票）的金额、税额合计数应小于或者等于当期申报的销售额、税额合计数。 （二） 对于申报比对不相符的，异常比对结果经税源管理部门核实可以解除异常的，对纳税人税控设备进行解锁。核实后发现涉嫌虚开发票等严重涉税违法行为，经稽查部门分析判断认为需要稽查立案的，转交稽查部门处理，经处理可以解除异常的，对纳税人税控设备进行解锁。 相关条例二：  根据国家税务总局公告2014年第48号，关于发布《纳税信用评价指标和评价方式(试行)》的公告： （一） 虚开增值税专用发票或非善意接收虚开增值税专用发票，直接判D级 （二） 未按规定开具发票扣3分。 […]

客户背景 本文选取的研究对象是一家在线餐饮管理平台公司（以下简称“公司”）。目前线上餐饮商户超过1,000家（以下简称“商户”），消费者可以在该平台上订餐。 一、公司目前的问题 该点餐平台的收款模式是：消费者在平台上订餐，直接付款到公司的银行账户，收到款项后扣除10%作为平台管理费后，把剩下的90%款项支付给各商户。 2017年6月，公司收到了税务部门的巨额罚单，情况如下： “2016年公司共收到平台订餐款项共计8,000万元，其中7,200万元公司已支付给各商户，800万元为公司收取的10%的平台管理费。公司仅就800万元确认了销售收入并缴纳了增值税；税务局查账后，要求将7200万元补记入公司的销售收入，补交2016年增值税额470万元，并处以罚款和滞纳金260万元。” 公司老板百思不解，由于公司内部缺乏富有经验的高级财务人才，老板向外部专业的独立财务顾问（Virtual CFO）咨询此事，希望能够挽回损失并为今后提出建议。 为此，财务顾问找出了与该课题相关的税法条例（见附件），根据税法，判断的关键点是：如果同时满足以下条件，此类款项可不作为销售额确认，不缴纳增值税 （1）收取的资金最终属于且必须全部支付给委托方（商户）；（2）委托方（商户）会向支付方（消费者）开具发票，企业（电商平台）在中间只起到“代收代付”的作用，不得向支付方（消费者）直接开具增值税发票。 那么，根据这个原则，公司的这些收入到底是不是属于“代收代付”，是否应缴纳增值税呢？ 二、财务顾问的把脉与诊断 财务顾问在审阅了公司的合同、账务和发票处理流程后，发现了以下问题： 1.公司在和商户签订的合同中罗列了服务项目，但没有在合同中对收取的款项性质进行明确的划分，未写明哪些属于代收代付的金额，哪些是公司自己收取的服务费。只是简单写了收取的款项扣除10%的服务费后余款打入客户指定的银行账户。所以税务部门就把所有的收入款项都认定为公司自己的销售收入。由于公司在签订合同的环节由于没有财务与税务知识的指导，公司吃了一个大大的哑巴亏。 2.当消费者需要发票时，如果商户不方便开发票，公司会帮商户开具发票给到消费者，税费由商户承担。这在操作上是不合规的，存在乱开票的现象，税务部门完全有理由认为，既然公司开票了，就应该全额确认收入。 3.公司的自营业务收入和代商户收取的款项全部混在同一个银行账户结算，在提供给税务部门的银行收款记录中不能明确区分显示自营收入和代收款项，也不能用来证明会计核算依据是准确的。税局部门就此认为既然不能区分代收款，那么就应该全额确认收入。 4.对于代收代付款项,公司的账务处理如下： 公司银行账户收到消费者支付的平台订餐费用8,000元（不考虑税费）： 借：银行存款- 中国银行 8,000元 （100%） 贷：其他应付款 – 商户A  7,200元 （90%） 贷：主营业务收入 – 电商平台收入 800元 （10%） 这笔会计分录并没有体现8,000元全部为代收代付款项，所以账务处理不准确也为公司产生了严重的税务风险。 三、解决方案 针对公司在以上环节存在的问题，财务顾问提出了以下一体化的改进方案： 1. 合同形式：修改服务合同的内容，在合同中清楚列明哪些平台收入属于“委托收款”，即“代收代付”，哪些属于“自营收入”。税务部门查账时合同是一个重要的判断依据。 2. 发票开具：对“代收代付”部分的收款，公司一定不能为商户代开发票给消费者，商户必须自行开具发票给消费者。发票也是税务部门对收入确认的重要判定依据。 3. 银行账户：建议公司在银行开立单独账户用于结算“代收代付”的往来款项，不要和自营收入的银行结算混在一起，使得合同、发票、现金流可以互相对应并准确匹配。 4. 资金结算：建议公司将代收款项全额（100%）支付给商户，商户再把10%的服务费支付给公司，分开两笔业务单独结算，不要直接抵扣并只支付差额部分（90%）。这样做的好处是资金流和合同、发票全都匹配上了，进一步减少了税务风险。 5. 账务处理：沿用以上举例，建议更加规范的账务处理如下： 公司银行账户收到消费者支付的平台订餐费用8000元（不考虑税费）： (1) 借：银行存款- 中国银行 8,000元 （100%） 贷：其他应付款 – 商户A  8,000 元（100%） (2) 确认收入： 借：应收账款 – […]

客户背景 本文选取的研究对象是一家建筑劳务公司（以下简称“公司”），该公司主要在建筑专业领域内从事技术转让、技术咨询、技术服务，同时为国内企业提供劳务派遣服务以及相关业务的咨询。 一、案例背景 2017年12月，税务部门查出该公司存在不符合税法规定的2016年度企业所得税税前列支金额共计45万元，并开出补税通知书要求公司补交2016年度企业所得税计11.25万元，补交2016年度个人所得税计14.35 万元，补缴税款及罚款滞纳金共计30.65万元。 在此之前，公司的账务处理是由当地一家代理记账公司负责，公司老板对这家外包代账公司的服务都还基本满意。直到收到上述的这张巨额罚单后，老板才如梦初醒，意识到这家代理记账公司的财务服务可能存在严重问题，于是聘请了一个独立的专业财务顾问，对公司的税务合规及内部管理问题进行分析和梳理。 二、财务顾问的把脉与诊断 财务顾问在对公司的业务管理流程以及内部报销流程询问和了解后，才发现这次收到的税务罚款主要源于员工报销流程的不规范，主要问题如下： 1. 发票缺失或不规范 财务顾问通过查阅公司的历史账务后发现，账本上存在大量报销单和发票缺失的情况。在账务上，代理记账公司常常在缺少发票的情况下直接根据员工的报销单进行付款并入账，或者直接根据收到的发票进行付款并入账；同时，财务顾问也在流程梳理的过程中听到了部分员工的抱怨，他们反映自己寄出去了发票和报销单却常常没有及时收到、甚至没有收到自己的报销款。 对于能够找到发票的费用报销记录，财务顾问也发现了大量的发票存在不规范的情况，同时存在假发票、重复报销的电子发票，以及不符合业务实质的虚假交易发票；其中的虚假交易发票的主要种类为咨询费、培训费、会务费、房租等。通常这一类费用除了发票外还需要其他相关的辅助材料才允许在税前列支。以房租费用为例，报销时除提供发票外，还需要提供房屋租赁合同、房东的身份证（或营业执照）和房产证复印件作为辅助材料来证明费用的真实性。只有当这三证齐全时，该费用才允许企业所得税税前列支。很遗憾的是，公司员工提供的此类发票无一例外的缺少相关的辅助材料，除了“企业所得税”税前列支被质疑，相关员工（包括部分外籍员工）的“个人所得税”也被认定偷逃税款并被处以补缴和罚款。 2. 无预算控制 财务顾问在审阅账务时还发现，公司市场部门在华南片区的差旅费用报销高达60万元，严重超出该业务线的预算达到20万元，最终导致该业务线的亏损；财务顾问就此事和公司的老板沟通时，公司的老板才意识到该业务线亏损的重要原因之一！ 3. 审批流程不规范 财务顾问在查阅账本时，还发现了很多报销单上没有授权签字人的签字或签字不完整，代理记账公司的财务人员就安排付款了；由于审批流程的不规范，财务顾问还发现了很多费用和发票实际上是员工的私人费用。这些私人费用的发票除了给公司带来财务损失外，再一次给公司带来了“企业所得税”和“个人所得税”的双重风险！（相关税法请参考附件） 4. 报销费用的账务处理问题 在审阅公司账务中，财务顾问针对一些发生额较大的费用科目提出了质疑。公司的账上体现，当年度的“业务招待费”发生额高达86万元。代理记账公司的财务人员在记账时过于粗糙，没有根据业务实质入账，而是把收到的所有“餐饮发票”全部记入“业务招待费”！根据税法规定（相关税法请参考附件），可税前列支的业务招待费仅为10万元（公司当年的销售收入为2000万元 * 5‰ = 10万元与86万元 * 60% = 51.6万元中较低者），于是代理记账公司的财务在2016年度年终企业所得税汇算清缴的时候调增了“应纳税所得额”76万元（86-10 = 76万元）。 经详细审核涉及“业务招待费”科目的发票内容，财务顾问惊讶地发现，其中有55万元根据费用性质应记入生产费用和销售费用中的“员工福利费”和“差旅费”，真实的“业务招待费”仅仅为31万元！那么实际需要调增的应纳税所得额仅仅为21万元（31-10 = 21万元）！代理记账公司错误而粗糙的账务处理，使得公司多缴纳企业所得税高达13.75万元（76*25%-21*25%=13.75万元）！ 公司的老板感叹道：公司一方面因为发票不合规少交税被罚款，一方面又因为账务处理错误多交税吃了个哑巴亏，对公司来说实在是双重损失、雪上加霜啊！ 三、解决方案 针对上述问题，公司老板希望财务顾问给出解决方案。财务顾问提出了使用专业的“云财务软件”，即可有效解决上述问题。财务顾问随即向公司老板演示了“云报销软件”： 1. 节省传递与沟通成本 费用发生时，员工可直接登录系统填写报销单，同时将费用报销的电子发票或实物发票以及辅助材料的图片以附件的形式存储在系统中，然后在约定的时间统一将纸质发票寄给财务人员；由于系统是云端的，公司业务人员可以随时随地通过手机端、网页端登录系统填写报销内容并上传附件，财务人员也可以随时查看； 财务人员登入系统后可以看到各费用报销单的处理状态并批量对员工的费用报销进行审核和支付。对于缺少附件的费用报销，财务人员则不通过审核，并弹回给员工进行材料补充。 通过这种方式，可以有效地督促员工正确及时地填写费用报销单，并保存好相关的发票及附件，若发票在寄送过程中丢失，财务也能够根据系统中的附件材料对发票进行追踪和查找。 2. 发票验真验重： 系统在云端直接与电子发票平台进行了对接，财务人员可扫描增值税发票二维码，对发票真伪进行验证，有效检查出报销中出现的假发票、重复报销的电子发票。 3. 预算控制： 系统可按照成本中心、项目、部门、员工及费用类别等维度编制预算，并对员工的报销额度进行管控，对即将超过预算的报销费用进行提醒/预警。因此公司部分业务线预算超标的情况将不复存在。此外，系统对外还连接了携程、滴滴打车等商旅平台，既可以满足员工出差过程中的住宿预订和交通出行需求，又能够通过系统快速获取到对应的电子税务发票，使费用报销流程更加合规高效。 4. 规范审批流程： 系统支持规范灵活的审批流程设置，可按照员工职位、分公司、业务部门、成本中心、项目、报销金额、费用类别等设置审批条件，流程引擎自动判断审批人，并进行逐级审批。同时，可为每个费用类别的“专项费用”报销设置一个独立审批流程，有效杜绝虚假费用或私人费用混在公务费用中报销的问题。外包财务人员也不会因为无授权签字人签字的问题而错误地支付报销款。 5. 费用科目的正确入账 在系统初始化阶段，由专业财务顾问对报销单中的费用项目根据业务/交易性质预设好相关的会计科目： 业务人员在系统填写报销单时，对费用类型根据业务性质进行正确的选择，避免了外包财务人员因为不熟悉业务性质而将费用记入错误的会计科目； […]

客户简介 DELIC公司是一家食品贸易企业，主要从南美洲进口食品和饮品并在国内销售。公司内部没有财务人员，财务外包给当地一家会计师事务所。 一、公司面临的财务问题： 2017年8月公司收到了税务局发来的“补缴企业所得税通知单”，要求公司补缴2016年度企业所得税。经了解，具体情况是这样的： 2016年度汇算清缴资料提交后，税务局对该公司在2016年7月入账的50.60万元过保质期食品的“报废处置”存有疑议，于是发出通知单，要求该公司补充提交相关的资产损失报备材料。很遗憾的是，该公司随后提交的报备材料经税务局的审查，认为这些补充材料提供的证据和数据不足以支持该笔费用的“税前列支”，因此这50.60万的“报废损失”不允许在当年的企业所得税汇算清缴中进行“税前列支”，企业应调增2016年度“应纳税所得额”，并补缴企业所得税12.65万元！ 二、财务专家的把脉与诊断： 面临突如其来的大额税务罚单，总经理也束手无策。于是公司请来专业的财务顾问，协助分析和解决这个问题。财务顾问调查分析后发现，公司对“库存商品”的管理方式十分落后和混乱，这不仅仅引起公司在“税务合规”上的重大风险，而且对公司“财务报告的准确性和真实性”、甚至对公司的“绩效管理”都产生了严重影响。 (一) 引发“税务合规”问题的原因 1. 提交的“明细表”不明细： 经过财务顾问的调查发现，公司报送给税务局的资产损失“报备材料”中附带的“过保质期食品明细表”，是由该公司的仓库管理部门提供的，由于该公司的仓库管理仍是由“仓管员”使用“Excel手工台账”管理，因此提交的明细表（见下表）只有物料的编号、名称以及报废数量信息，无法追溯到“每一种物料”的“每一个批次”的出入库时间、单件物料的编号、实际成本、生产日期、保质期日期等具体内容，而这些信息都是税务人员要求报送的材料中的重要内容，公司却无法提供！（税法规定需要报备的材料，请参考附件：关于印发《企业资产损失税前扣除管理办法》的通知，国税发[2009]88号，第二十一条） 2. 表格间的数据不匹配： 税务人员认定这批食品的报废不能“税前列支”的另一个原因是：该公司财务报表上所记录的“报废总金额”与仓库管理部门提供的“过保质期食品明细表”上的总金额存在巨大的差异！税务人员在收到公司提交的“过保质期食品明细表”后，按照各类商品的采购“加权移动平均价”估算出这批报废食品的价值大约在41万元，与财务账上列支的50.60万元的损失相去甚远，而这一重大差异，公司和会计都不知道该如何解释？！ 财务顾问初步判断，数据的差异可能是以下原因导致的： （1）公司提供的“明细表”由于是“Excel手工台账”，里面包含的过保质期食品的数量很可能是不完整的，存在漏登记、数量登记错误的可能； （2）由于公司没有库存系统进行精细化的存货管理，“内部控制”方面必然存在漏洞，部分食品存在丢失或被偷窃的可能； （3）不同种类不同批次产品的成本核算不精确、核算方式不一致，也是导致两张表格间的数字重大差异的原因之一； （4）会计的账务处理与该公司的实际商品的出入库管理是完全脱节的！财务顾问向代理记账公司的会计人员（以下简称“会计”）询问了这50.60万的“报废金额”是如何得出的，不出意料之外，账上的“报废金额”就是会计根据以下公式“倒算出来”的，和“明细表”上的金额对不上是必然的！ 报废金额 = 期初库存商品成本+ 当期入库商品成本 – 当期出库商品成本 – 期末盘点商品成本 很遗憾的是，由于公司只有仓库管理部门的Excel手工台账，根本拿不出整个仓库中所有物料的详细保质期信息，会计当然也就无从获取准确的每月报废商品数量和金额，所以只好使用“倒算”的方法。 3. 会计处理不正确： 财务顾问针对公司的业务流程进行了进一步的分析。事实上，这“50.60万”的过期食品，并不是在2016年7月一次性过保质期的，而是从2015年10月开始，逐月、逐批次过了保质期成为废品的。而会计在2016年7月将过去三个季度的过期食品“一次性”地记入该月的成本，这显然是不符合“会计准则”规定的。 根据“会计准则”的要求，应该根据每一批食品实际到期的月份，在当月就完成库存商品报废损失的账务处理。正确的账务处理如下： 2015年10月-2016年6月，根据过保质期食品的实际数量和成本，按月入账。 仓库管理部门盘点后，确认每月“过保质期食品”的实际数量： 借：待处理财产损溢（含税金额） 贷：库存商品（不含税金额） 贷：应交税金-应交增值税-进项税转出 根据“会计准则第13号 – 或有事项”，按月计提“预计负债”： 借：主营业务成本 贷：预计负债 完成“资产报废”审批流程，经管理层和相关部门批准后： 借：预计负债 贷：待处理财产损溢 （含税金额） （提醒：在年度企业所得税汇算清缴时，如果根据税务部门要求的备案材料不完整，应该做相应的纳税调整，调增应纳税所得额） (二) 由“产品保质期”引发的其他问题： 财务顾问将以上分析结果和该公司老板沟通后，认为由于库存管理方式的落后，除了“税务合规”风险外，还给公司带来了以下重要问题： 1. “商品损耗率”偏高： 由于库存管理方式落后，销售人员无法正确选择保质期最近的产品批次优先出库，反而把很多保质期还很长的产品批次先出库了，导致滞留的食品保质期过期，造成了很大的浪费。根据之前一年时间的统计，保质期在60天以内的商品，过期率高达1.25%。 2. “内部控制”问题： 如上所述，由于公司没有系统进行精细化的存货管理，部分食品存在丢失或被偷窃的可能，但公司却没有办法进行严格管控。 […]

客户背景简介 Marina是一家新加坡餐饮公司（以下简称“公司”），主要经营蔬菜色拉、海鲜饭等轻食餐饮，目前有20家门店（以下简称“门店”），分布在北京、上海、深圳、杭州、成都5个城市。公司有5个财务人员，分别负责5个城市的门店对账及账务处理。 目前公司的第三方平台有：支付宝、财付通、拉卡拉、美团、饿了么等共计8个平台，分别在3家不同的银行账户结算。 一、公司的痛点： 最近，公司的财务经理Angel非常苦恼，她手下有几个财务人员和收银员已经连续三个月被公司扣了奖金！原因是，公司在三个月之内有五笔账单，消费者刷信用卡时POS端记录了收款，但是刷卡机由于故障和网络原因，这几笔钱在公司银行账户并没有收到。财务人员在次月对账时才发现，可惜为时已晚，已经无法向消费者追回。为此，她本人也受到老板对财务收款结算准确度的质疑。针对这些问题，Angel请教了专业财务顾问，希望能够对症下药，彻底解决每个月收入对账的难题。 二、公司现有的流程分析： 财务顾问审阅了公司的财务流程后，了解到公司的“三方对账”一直是困扰公司财务人员的难题。“三方对账”是指，“POS端”记录的实际销售、“第三方支付平台”与“银行对账单”之间的三方勾对与核销。公司每家店的日销售量在250笔左右，20家店的合计日销售量大概有5,000笔！这对公司的5个财务人员来说，如果收入对账的方法不得当的话，绝对是不小的工作量！ 财务顾问进一步发现，公司5个财务人员分别在5个不同的城市负责对账，她们全部采用Excel表手工对账。让人惊讶的是，20家门店每个月产生的15万条交易记录（5,000笔 * 30天），这5名财务用于对账的表格居然达到近160张Excel表/周的惊人程度（8个“第三方支付平台” * 20家店）！ 20家门店加在一起，每个月的对账需要100个人.天（20天/人/城市*5城市）！由于对账过程基本是用Excel表手工对账，所以很难保证对账结果的准确性，据过去一年的对账经验，每月的差错率基本在3%-5%。 财务顾问将公司目前繁杂的对账流程梳理如下： 1. 每家餐厅当天营业结束后，店长从POS系统里拉出的“销售流水单”，汇总到本地的财务人员那里进行对账，财务人员用Excel表将“POS流水单”与“第三方平台”如支付宝、微信、美团、饿了么、拉卡拉等提供的对账单逐笔勾对核销。 2. 一般当天的收款金额“第三方平台”会在2-7天后支付到公司的银行账户（不同平台与银行的结算周期是不统一的），财务人员每周会将“第三方平台”的对账单（逐笔明细）与“银行对账单”（扣除了“平台手续费”后的每天营业额合计数）进行逐笔勾对核销。由于两者金额不同，会计需要花很多时间逐笔核对“银行对账单”和“第三方平台账单”上的数字。 如此繁琐的对账流程不仅导致对账时间长、准确性差，如果对账过程中发现不一致，追踪查找起来要耗费更多时间，而且涉及多方人员：财务、店长、收银员、甚至当时在值的店员都需要参与追查，造成极大的人力资源浪费！ 三、系统解决方案： 财务顾问建议，公司应该尽快使用“云财务软件”进行账务和对账管理。这对公司的实际情况，财务顾问建议使用“美记+POSPAL”的系统解决方案。“POSPAL（银豹）”作为“餐饮”与“零售”的云端POS管理系统，不仅支持前端收银，而且云端后台可以实时统计销售情况、并管理库存等；财务核算则通过“美记”云财务软件完成，POSAL端的销售数据通过API接口可以自动同步到“美记”生成“业务单据”，审核单据后自动生成“总账凭证及报表”，并自动生成各种自定义“管理报表”。 公司采用“美记+POSPAL”的解决方案后，对账流程简化如下： – POSPAL自动直联各种“第三方支付平台”，实现POS与“第三方支付平台”的自动对账。当消费者在餐厅结账付款时，店员只需用“扫码枪”扫描消费者的付款“二维码”，由POSPAL自动判断该笔收款金额来自于“微信”还是“支付宝”渠道；而对于刷卡支付，在与“拉卡拉”平台对接后，可实时反馈信用卡付款的结果。在上述过程中，全程不需要手工操作，因此既可以消除手工“选错支付渠道”而导致的对账错误，又可以及时获取“信用卡的支付状态”，真正实现“POS与第三方支付平台”的自动对账。 – POSPAL与“美记”云财务软件对接，实现POS与银行的自动对账。在完成POS与“第三方支付平台”对账后，销售数据会自动同步并推送一张“销售单”到“美记”，与“美记”中导入的“银行对账单”进行“自动勾对”、确认“逐笔核销”。 “自动勾对”可以根据金额、客户等匹配规则进行自动匹配，解决了上述的“第三方平台”的对账单（包含了“平台手续费”）与“银行对账单”（扣除了“平台手续费”后的每天营业额合计数）的金额不同的对账问题，实现全流程的“POS与银行的自动对账”。美记与AI（人工智能）合作后，通过AI进一步提升了对账效率和准确率。 四、系统实施效果： 系统实施了半年以后，Angel愉快地和财务顾问交流了系统实施的成效。Angel说，根据公司的业务量（20家门店每月大概15万笔交易），原来公司花在对账以及复核的时间大约是100个人.天，采用“美记+POSPAL”方案后，成效显著，各方面得到明显提升: 1. 对账准确性。不管是POS与“第三方支付平台”对账，还是与“银行对账单”勾对核销，全流程可以实现自动对账，减少人为操作错误，准确率提升至100%。 2.对账时间。对账时间由原来5个会计几乎每天核对（20天/月），在系统方案上线后，缩短至2个会计（一对账一复核）只需7-8天/月便可准确完成“对账”和“记账和报表”的全流程。 3. 人工成本。结合5个城市财务人员的税前平均工资，原来的人工成本和管理成本在100万/年（20万/年*5人）；使用云系统方案后，由于多城市的协同高效使用，原来配置在5个城市的财务部全部裁撤，只在人工成本较低的成都配置一名会计和一名助理会计即可完成“自动对账”及“自动账务处理”，由此节约的人工成本约为60-70万/年。 此外，公司老板也十分满意，系统实施以来，没有发生过任何收款的差错，而且财务报告的高效性和准确性和以前相比也有了质的飞跃！ 五、结论： “美记+Pospal方案”可以有效解决多平台/多渠道、多银行账户的逐笔对账的难题，并广泛适用于餐饮、零售、服务等行业，不仅改善了对账的准确率、大幅提升工作效率，而且降低了运营成本，帮助企业有效管理资金并高效整合企业营运资本。